Após o prazo de 480 horas da autorização de uso da NF-e, para se cancelar uma NF-e é necessário:
- Se a NF-e foi emitida há menos de 6 meses e o destinatário for pessoa jurídica localizada no Estado de São Paulo ou pessoa física com certificado digital:
• Se não houver averbação para exportação, MDF-e ou CT-e válido relacionado à NF-e, o contribuinte deve solicitar ao destinatário que se manifeste no documento fiscal sobre a não ocorrência ou desconhecimento da operação;
• A manifestação pode ser feita através de programa próprio ou do link do menu esquerdo no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br);
• Após a manifestação do destinatário sobre o desconhecimento da operação ou que a mesma não ocorreu, o contribuinte deve efetuar o cancelamento da NF-e diretamente no sistema;
2. Se a NF-e foi emitida há mais de 6 meses ou o destinatário estiver localizado em outra UF, no exterior ou for pessoa física sem certificado digital:
2.1. Caso ainda não seja cadastrado no Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC), o contribuinte deve se cadastrar, já que toda comunicação será realizada através deste meio;
2.2. O emitente ou seu representante legal deve protocolar junto ao Posto Fiscal de jurisdição, presencialmente ou por meio eletrônico, pedido motivado de cancelamento extemporâneo da NF-e, informando:
• Chave de acesso da NF-e a ser cancelada extemporaneamente;
• Declaração firmada pelo representante legal e os motivos que impediram o cancelamento tempestivo da NF-e;
• Caso o destinatário da NF-e seja Pessoa Jurídica, incluir declaração firmada pelo seu representante legal informando que não ocorreu a operação e que não utilizou como crédito o valor do imposto registrado no documento fiscal;
• Caso o destinatário da NF-e seja pessoa física, incluir declaração firmada, confirmando que a operação não ocorreu;
3. Vale ressaltar que não é possível cancelar uma NF-e que possua CT-e ou MDF-e válido, manifestação de confirmação da operação sem posterior manifestação de desconhecimento, averbação para exportação autorizada ou outro evento registrado que impossibilite o cancelamento da NF-e.
A resposta do pedido será enviada via Domicílio Eletrônico do Contribuinte – DEC.
Após a autorização do Posto Fiscal de vinculação, o emitente da NF-e deve transmitir o cancelamento da NF-e como evento, via sistema, dentro do prazo de 15 dias.
E caso no cancelamento de documento fiscal eletrônico após o transcurso do prazo regulamentar – Aplicabilidade da denúncia espontânea
O Coordenador da Administração Tributária, com fundamento no artigo 522 do Regulamento do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – RICMS/2000, aprovado pelo Decreto 45.490, de 30-11-2000, e considerando o disposto no artigo 138 do Código Tributário Nacional – CTN (Lei 5.172, de 25-10-1966), decide aprovar o seguinte entendimento:
1. Para o cancelamento de documento fiscal eletrônico, os contribuintes deverão observar, além de outros requisitos, os prazos previstos na legislação paulista.
2. Após o transcurso do prazo regulamentar, os contribuintes podem solicitar o cancelamento via sistema eletrônico da Secretaria da Fazenda e Planejamento ou junto ao Posto Fiscal de sua jurisdição, dependendo da data em que ocorrer a solicitação e do tipo de documento a ser cancelado.
3. A falta de solicitação de cancelamento de documento fiscal eletrônico, quando exigido pela legislação, ou a solicitação de cancelamento desses documentos após transcurso do prazo regulamentar sujeita o contribuinte às multas previstas no artigo 85, inciso IV, alínea “z1”, da Lei 6.374, de 01-03-1989.
4. O Código Tributário Nacional – CTN (Lei 5.172, de 25-10- 1966), por sua vez, prevê, em seu artigo 138, o instituto da denúncia espontânea, o qual tem por objetivo incentivar o contribuinte que infringiu a norma tributária a regularizar sua situação, de forma espontânea, antes do conhecimento da infração pelo fisco.
“Art. 138. A responsabilidade é excluída pela denúncia espontânea da infração, acompanhada, se for o caso, do pagamento do tributo devido e dos juros de mora, ou do depósito da importância arbitrada pela autoridade administrativa, quando o montante do tributo dependa de apuração.
Parágrafo único. Não se considera espontânea a denúncia apresentada após o início de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização, relacionados com a infração.”
5. No Estado de São Paulo, o instituto da denúncia espontânea está previsto no artigo 88 da Lei 6.374, de 01-03-1989, nos seguintes termos:
“Artigo 88 – O contribuinte que procurar a repartição fiscal, antes de qualquer procedimento do fisco, para sanar irregularidade relacionada com o cumprimento de obrigação pertinente ao imposto fica a salvo das penalidades previstas no artigo 85, desde que a irregularidade seja sanada no prazo cominado.
§ 1º – Tratando-se de infração que implique falta de pagamento do imposto, aplicam-se as disposições do artigo anterior.
(…)”
6. A denúncia espontânea, na forma estabelecida pelo “caput” do artigo 88 da Lei 6.374/89, combinado com o disposto em seu § 1º, afasta, em regra, tanto as penalidades relativas ao descumprimento de obrigação principal quanto aquelas relativas ao descumprimento de obrigações acessórias, desde que o contribuinte, voluntariamente, procure o fisco para regularizar sua situação, antes do início de qualquer procedimento administrativo de fiscalização.
7. Note-se que o marco temporal, para efeito de caracterizar como denúncia espontânea a ação do contribuinte de regularizar a sua situação, é o início da ação fiscal, por meio de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização, conforme determinado pelo próprio artigo 88 da Lei 6.374/89, à semelhança do artigo 138 do Código Tributário Nacional – CTN.
8. Assim sendo, ao se verificar, cumulativamente, que houve iniciativa do contribuinte de comunicar irregularidade ao fisco, relativo ao cancelamento de documentos fiscais eletrônicos, visando o seu saneamento, e que inexiste procedimento administrativo ou medida de fiscalização relacionada com a referida infração, não será aplicada a penalidade prevista no artigo 85, inciso IV, alínea “z1”, da Lei 6.374/89, por força do instituto da denúncia espontânea.
9. Ficam revogadas a Decisão Normativa CAT 02/15, de 10-09-2015, e as respostas a consultas tributárias que, versando sobre a mesma matéria, concluíram de modo diverso.
Autora: Niceia Devecchi
Gerente Fiscalizatória e Consultivo tributário
