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Artigo – Quebra de sequência na emissão de notas e a formalização das Inutilizações

Hoje, a nossa orientação aos contribuintes do ICMS localizados no Estado de São Paulo é sobre a quebra de sequência na emissão de notas e a formalização das Inutilizações.

Durante a emissão de uma NF-e é muito comum que ocorra, eventualmente, uma quebra de sequência da numeração devido a problemas técnicos ou sistêmicos por parte do contribuinte.

É possível a utilização de séries distintas para o Contribuinte emitir uma nota fiscal, desde que seja autorizado previamente pelo Fisco, sendo fundamental seguir a sequência correta para cada série.

Nas nossas análises, já identificamos essa incosistência pelo fato de emitirem a NF nº 10 com a série 1 e na sequência emitirem a NF nº 11, com a série 2, ou seja, esse erro de série durante a emissão/escrituração gera uma quebra de sequência.

Outro cenário muito comum de erro na escrituração das notas de emissão própria no SPED Fiscal é o campo IND_EMIT (Indicador do emitente) igual a Terceiros (código 01). Essa inconsistência de indicador ocasiona a quebra de sequência, pois as notas de emissão própria devem ser escrituradas com Indicador do Emitente igual a 0.

Na hipótese do documento fiscal não ter mais servidão para uso do estabelecimento, deverá solicitar a inutilização do número da NF-e, mediante pedido de inutilização até o 10º (décimo) dia do mês subsequente àquele em que ocorrer a quebra de sequência da númeração.

Ressaltamos que o parágrafo 2, inciso II do Artigo 18 da Portaria CAT 162/2008 indica que o pedido de inutilização de número de uma NF-e transmitido à Secretaria da Fazenda será recebido mesmo fora do prazo regulamentar, de forma a permitir a regularização pelo Contribuinte desta obrigação acessória. Porém, fica sujeito à penalidade prevista no Art. 527, IV, z2 do RICMS SP.

Com a experiência em análises de questionamentos feitos em uma possível Fiscalização, a quebra de sequência é um dos principais pontos abordados. Diante disso, é imprescindível que vocês Contribuintes façam sempre uma análise na sequência numérica relacionada às notas fiscais de emissão própria.

De acordo com o Art. 527, inciso V, alínea d do RICMS SP, a falta de registro de documento fiscal em meio magnético quando já registradas as operações ou prestações, a multa é equivalente a 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação. Nesse caso, devem atentar-se à NF que supostamente tenha sido emitida, ou seja, houve a operação mas não realizou a escrituração na obrigação acessória. Dessa forma, alertamos a importância da mitigação desses riscos, através de um acompanhamento contínuo das operações e lançamentos sistêmicos.

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